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谈如何做好燃气企业档案管理工作

信息来源:马鞍山港华燃气有限公司 苏宜????发布日期:2008-01-15????浏览次数:2520次
? ? 摘 要:做好档案管理,积极地为企业的各项工作服务是任何体制下档案工作的根本目的。完善的制度建设、制度的切实落实,档案人员认真负责、领导的高度重视、相关部门的配合都是最大限度发挥档案为各项工作服务的基本因素。只有这样,企业档案才能在关键时刻提供企业生产经营最需要的信息,才会使企业在市场竞争中立于不败之地。
? ? 关键词: 管理 企业档案
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? ? 企业档案工作无论在何种管理体制下,它的最终目的就是档案得到有效利用,最大限度地发挥档案信息为现实服务的功能。面对市场经济中法制化的要求,一个外向型企业更应在对外事务中不断增强档案意识,而企业档案工作只有适应企业发展的需要,能够收集并在关键时刻提供企业生产经营最需要的信息,这才会使企业在市场竞争中立于不败之地。
? ? 而与此相矛盾的是企业在重视经济效益的同时,档案工作却往往被看作产生不了明显效益而被忽视。如果长此以往,必然会使档案工作发展滞后于企业经济的发展。档案工作得不到重视,势必造成企业档案信息资源的流失,从而阻碍企业经济的发展。
? ? 面对这些情况,企业档案工作人员应该从自身的责任和义务这个角度结合当今企业档案管理的特点及时发现工作中存在的问题并提出合理的建议。事实证明,经过档案人员的不断宣传及努力工作,凡有利于企业规范化管理及生产经营发展的建议,企业管理层大都会采纳的。合资近两年来我们着重从以下几个方面进行改进并落实,使档案工作逐步走向良性发展的轨道。
? ? 一、建立各项制度,对档案实行规范化管理
? ? (一) 建立相关制度
? ? 企业档案工作是企业管理的一项基础工作。建立企业档案一系列规章制度是实现企业档案工作规范化管理的基础。合资公司成立后,根据合资公司档案形成特点,我们在完善各项相关档案管理制度的同时,重新制订了全宗分类方案及归档制度,并按照分类方案对全宗进行了分类。正确分类,是保证全宗内档案系统整理、编目、利用及运用计算机管理的基础。而归档制度的建立是确保今后公司的各类文件从形成到归档一系列工作程序化、规范化、标准化、制度化。详尽、准确的归档范围及要求可以保证公司各类重要文件材料完整、准确、系统地收集归档,也是提高归档文件内在质量的关键。
? ? 合资公司成立后,档案管理的重点从过去的文书档案管理转移到以围绕企业生产经营及工程建设为主的科技档案管理。在制订全宗分类方案时我们将燃气工程建设类作为其中第一大类。而在确立科技文件材料归档范围的时候,根据燃气工程主要以竣工资料为主要内容这个特点,结合国家及建设部最新颁布的CJJ33-2005《城镇燃气输配工程施工及验收规范》中关于对竣工资料的要求重新对科技归档文件材料的内容进行调整、补充,并按照GB/T50328-2001《建设工程文件归档整理规范》对归档文件质量做出明确要求,从而使今后燃气工程归档文件材料从内容及质量上有了统一的要求和标准。通过档案人员的建议,并在相关领导的支持下,优化了燃气工程归档流程,确定了财务部门必须在得到档案室关于竣工资料已归档的签章后方可进行工程尾款结算这一内部制度,保证了竣工资料的归档率达100%。
? ? (二)对归档前的文件登记管理
? ? 合资公司成立后,计算机、打印机等现代化办公设备在公司各部门的普及使用及办公程序的网络化。它一方面提高了工作效率,但与此同时改变了传统的文件管理模式,很多有保存价值的文件材料散存在各个计算机中或个人手中,导致文件处于“游离”状况,给文件材料的归档工作带来一定的难度。在架构重组和人事变动中,易造成文件的流失现象。归档文件得不到保障,档案利用更是无从谈起。根据出现的这一新问题,我们考虑文件登记管理势在必行。我们在参照IS9000质量控制体系中关于文件控制体系的制订标准,对公司内部文件管理提出了文件登记这一要求,并编制了统一的文件编号方法。只有这样才能便于公司的重要文件在归档前的识别、追溯和控制。即保证公司文件体系有效运转,又确保归档后的档案质量。今后将以此作为一项制度逐步完善、落实。
? ? 二、完善档案管理网络体系、提高档案兼职人员的素质
  文件是档案的前身,企业档案是企业资产的重要组成部分之一,它来源于文件材料的积累,是企业各项工作成果的直接记录。为有效地保护和利用档案资源,维护企业的合法权益,提高企业工作效率,我们根据公司组织架构及各部门工作职能,重新建立档案管理网络体系,实行统一领导,分级管理。每个部门都明确了一名档案网络兼职人员负责收集、积累、整理、鉴定本部门日常工作中围绕企业管理、工程建设、市场经营等工作所产生的具有保存和利用价值的文件材料(包括不同载体形式),按照公司制订的归档范围及归档要求定期向档案室移交。针对现有的档案兼职人员对文件管理及档案常识缺少了解这一现状,在公司领导的支持下,以幻灯片的形式组织集中学习,对文件和档案的关系及文件和档案的管理方法进行了系统阐述和讲解,明确了兼职人员的职责,使档案兼职人员认识到做好日常文件积累、整理、鉴定是保证归档后档案质量的基础。为加深他们对这项工作的了解,还发放了一些相关资料。
企业档案工作离不开档案兼职人员的支持配合,只有在档案专、兼职人员的共同努力下企业档案管理工作才能得到有效开展。
? ? 三、加强对信用档案的整合
? ? 信用档案是反映一个企业合法真实性运转实力的各种客观信息的统称。是一个企业对外获得诚信的依据,它同时也是一个企业的无形资产。为提高企业的信誉度及市场竞争力,必须加强企业诚信建设。为使信用档案在市场经营、客户发展工作中更好地发挥其应有的作用,并防止机构调整及人事变动中出现遗失现象,我们着手对与企业信用直接相关的营业执照、各种证书、资质材料、各类合同、审计评估报告、外界对本公司的信用综合评价及本公司形成的宣传推介材料等系统地进行整合,实行集中统一管理。为了确保各类信用档案管理更规范,保管更安全,查找更便捷,利用更有效,我们通过以下方法进行管理:?
? ? (一)对公司的所有资质、执照、授信等证书逐一登记造册。确保登记在册的信用文件全部归档,确因工作需要不便归档的文件必须登记在案。明确保存部门及责任人。
? ? (二)在科怡档案管理软件系统的信息门类中增加信用档案类,根据信用文件的内容特征增加相关字段,并在目录维护中制成相应信用档案一览表。对已归档的信用文件按照其着录特征存入档案管理系统数据库,使输出的表格可以一览无遗地反映全公司的所有信用档案情况,与此同时对其外观特征通过扫描或数码摄像技术对这些信用文件进行原文管理。?
四、实现档案、图书、信息一体管理
? ? (一)充分发挥计算机管理档案的优势
? ? 合资公司成立后,我们利用原有的科怡档案管理软件系统对燃气管线工程档案进行管理。并根据该软件系统所具有的扩展性特点,增加相关管线工程字段,在着录案卷信息的同时根据《城市建设档案着录规范》中关于城市管线工程有关着录要求将归档的竣工资料中有关燃气管线专业特征记载项一并着录,并在目系统模块下制作相应统计表,使输出的统计表可以一目了然反映所有已归档的竣工管道概况。
今后,我们还将利用公司局域网实现档案目录的网上查询,方便各部门了解室藏档案情况,更好地为各项工作提供利用。在条件具备的情况下,将档案管理软件系统升级为网络版以实现部分文件网上全文浏览,真正做到档案信息资源共享。同时,为确保企业的合法权益,我们将对涉及企业生产、经营活动核心内容的商业机密设置利用权限,这样既保证档案信息的有效利用,又确保企业的经济利益不受侵害。
? ? (二)以知识管理思想指导企业档案工作
? ? 今后的档案管理以是知识资源管理为发展方向。这就是说,一方面我们利用现有的档案资源记载为公司的各项工作服务。另一方面,通过各种途径丰富室藏信息,将外部获取的各种信为我所用。这包括收集各种最新的燃气及相关行业标准、规范类书籍,业务类图书及网上相关资讯,并将获得信息通过局域网及时向各相关部门发布,为企业生产、经营提供辅助知识服务。使档案室成为档案信息中心,使档案信息化管理系统真正成为企业信息化管理系统的一部分。
? ? 五、提高自身素质,转变服务观念,实现档案工作的良性循环
? ? 在电子技术高度发达、电子信息日益膨胀、档案载体多样化的今天,传统的档案管理方法已经不能完全适应现代企业管理和发展需要,客观上对档案工作人员的素质提出了更高的要求。尤其是合资公司的档案管理人员,专业知识和技能应该比一般单位的档案人员更全面。不仅要掌握各种门类档案管理知识及电脑操作技能,在工作中充分发挥档案管理系统软件管理档案的优势;并且为保证归档文件的内在质量,还须全面了解本公司业务活动和流程、了解本公司各类档案内容、成份、形成的规律、形成特点及内在联系,还要尽可能地掌握燃气工程的相关专业知识,充分了解国家政策及行业标准法规。只有这样,才能在制定公司各类文件、档案管理规定上把握准确、有的放矢。
? ? 不仅如此作为一名合格的档案人员要还要主动了解掌握用户对企业各类档案信息的需求。这就要求我们必须具备超前的服务意识,变被动服务为主动服务;这就要求我们一方面通过积极、主动、及时、多元化的服务为各部门提供档案信息的利用,使他们得到所需信息,促进其工作效率的提高;另一方面也使他们在利用档案的过程中体验到档案价值,了解了档案工作,增强了档案意识。到后来逐步会将自己所需信息及时反馈给档案部门并主动配合档案部门工作。这一过程不仅塑造了档案人员良好形象,赢得更多支持,还会不断促进档案工作。真正实现档案工作的良性循环。
? ? 综上所述,企业的档案工作只有在领导的重视、相关部门的配合及档案人员努力工作下,才能充分发挥档案的作用,才能更好地为企业的各项工作服务,为企业经济建设服务。
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