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重点建设工程档案的收集与管理

信息来源:张和钧????发布日期:2008-01-15????浏览次数:2565次
? ? 摘 要:重点建设工程档案是城建档案工作的重点,文章重点阐述重点工程档案在重点工程中地位作用;以及如何作好重点工程档案收集工作。
? ? 关键词:重点档案;收集现状;地位作用;验收建议。
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? ? 重点建设工程是我国经济建设中对生产力提升,人民生活水平提高或对生态环境有重要影响的工程。重点建设工程收集与管理,既是工程建设管理重要组成部分,亦是档案工作者工作重点。笔者通过多年工作实践,想谈谈重点工程档案收集、管理方面一些浅见,与同行们探讨,如何把重点建设工程档案收集与管理水平提升,目的是以期起抛砖引玉之作用。
? ? 一、重点建设工程档案收集现状
? ? 重点建设工程一般投资规模较大,建设周期长,多学科、多门类,形成建设工程资料量大、面广,相应地学科交叉性多,收集难度大。因此,要全面、真实、完整收集一套完整工程档案资料并非易事。而我国目前重点建设项目大多认为“重点”突出在影响上、建设工期上、建设质量、建设效益上。在重点建设工程档案收集中,并无重点与非重点之分。有的甚至认为,重点工程档案可有可无,只要工程实体合格,乃万事大吉。许多重点工程对工程档案收集既无目标计划,更无具体措施。有的甚至无人过问,有的是拉郎配,安排从事工程档案管理人员既不是工程技术人员,亦不是专业档案人员。最后仅靠各部门,各施工单位、工程监理单位形成一些零散、不完整、甚至是伪造资料、编制成档案,这种情况下,形成档案资料真实性,可靠性不言而喻。这对以后工程维修、维护、改造无法提供可靠依据,更谈不上对城市规划、建筑设计、科研提供理论和实践借鉴作用了。
? ? 二、重点建设工程档案在工程建设中地位
? ? 要解决重点建设工程中轻视档案资料的收集,首先必须解决工程资料在重点建设工程中地位、作用问题。重点工程一般工程量大。涉及系统多、工程设计复杂、生产工艺要求高、设计基准期长、对生态环境影响大;使用过程中维护、维修、改造是正常必然的,而对其维护、维修改造过程中第一手真实档案资料必不可少。否则对其技术改造、生产工艺升级将无法进行,甚至损害原有建筑结构和功能。
工程设计水平的提高更依赖与工程资料,人类探索自然改造自然能力的提高,总是在理论创新和总结原有成功实践的经验之上,工程技术档案,不但是理论知识在工程实践中运用的体现,而且是人类在实践基础上创新理论的原点,从而为我们提高工程设计水平提供了有力例证。
城市规划与管理水平提高更离不开重点工程档案资料,重点工程对自然,生态影响大,对生态有着尚未知晓影响,通过对工程资料分析、研究、可为我们提供直接影响环境数据,为我们设计出人与自然和谐相处工程方案提供有力依据。
? ? 自然灾害,突发事件产生对重点工程建设有不同程度影响,要避免或减少其影响,亦必须分析、研究工程档案中数据和结论。综上所述,在重点建设工程建设中,建设工程资料是否完整准确,直接关系工程使用、功能正常发挥中提供无可替代的作用。也为工程维护、改建、资产评估,资产转让,实行股份改造等之提供可靠依据;同时为城市规划,建筑设计提供理论与实际借鉴作用,因此,在重点工程建设中,应将工程资料收集,编制作为工程建设一个重要组成部分,加以认真对待,确实将工程档案收集好,编制好。
  三、加强重点建设工程档案收集的几点思考
  笔者通过多年工作实践,深感做好重点工程档案收集,应作好以下几点:(1)首先领导重视,建立机构,重点工程档案是多部门,多环节形成的资料,没有领导重视,各自为政,和行其是,无法保证档案齐全,完整;没有统一管理机构无法及时汇总各部门形成工程资料,无法保证工程资料系统性,真实性。(2)结合工程实际,结合施工、设计、管理规范制定明确工程档案收集规划,收集目标。落实各部门收集内容责任明确,决不能单靠一个部门,一个人包干到底,更不能拉郎配,找一个既不是工程技术,又不是档案专业人员闭门造车,东拼西凑,为编资料而编资料,编成工程资料既无真实可靠内容,又无实际数据可言,这样资料仅作为应付交工手段,毫无意义;(3)切实实行工程进度和工程资料同步走,重点工程往往施工周期长,专业分工细,工程资料必须同工程进度同步编制,否则编制数据无法准确,许多重要环节资料容易丢失;(4)把档案资料同经济效益挂钩,对不能同步完成档案资料部门,应采取限期补救措施,对不能按期完成任务的,要与奖金,绩效挂钩,对重要施工部门不能完成的,应暂停工程进度款拔付。以上是本人几点浅拙认识,仅供参考。
  四、重点工程档案的验收制度应切实加强
重点工程档案部门职责是汇集各工程部门、施工单位,监理单位形成的档案。按照有规定验收、整理、装订。而不是目前普遍误认是工程档案部门是档案形成编制部门。因为工程档案是形成于工程建设各个部门,各个环节,相互关系纵横交错,决不是工程资料部门能独立完成的,工程资料是“汇集”档案部门。档案部门应当对其过程进行规范指导,对其真实性、完整性合同有关部门进行验收。因此,加强对重点工程档案真实性、完整性,齐全验收是重点工程档案部门工作重点。没有真实、完整、齐全档案资料,对重点工程营运及作用影响不可估量,只有把好验收关,将合格工程资料,加工整理成规范工程档案,才能有益于重点工程本身。
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