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城建档案的查询

信息来源:杨三玲 唐黎莉????发布日期:2008-01-15????浏览次数:2402次
? ? 摘 要:城建档案查询的准确与否直接关系到档案能否被合理充分的利用。面对城建档案查询中遇到的各种难题,我们城建档案工作者首先要提高自身工作水平及工作素质,其次要加强信息的数字化、网络化,提高我们的服务质量。
? ? 关键词:城建档案查询;档案利用;服务质量;档案的数字化
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? ? 城建档案工作的目的就是能够充分开发和利用城建档案这种重要的科技信息资源,使它对现代化城市建设和发展做出重大的贡献。简单的说就是对档案实现最大限度的开发利用。而档案的查询就是开发利用中及其重要的一个环节,档案查询的准确直接关系到档案能否被合理充分的利用。在城建档案的实际工作中,如何更加有效、便捷的为档案查询者服务,快速、准确的解决查询者的困难,是我们档案工作者一直应该积极应对的问题。
? ? 要实现档案查询的快速、准确,首先要加快档案的信息化建设。马鞍山城建档案馆在1998时就不惜耗费大量的人力、物力和资金,首先研发了最新标准的城建档案着录查询系统,建立了全市城建档案数据库,启动馆藏档案的数字化加工。此举大大方便了城市建设工作者及广大市民对城建档案的查阅和利用,挖掘了馆藏档案的潜在价值,提高了档案查询的效率和准确率,充分展现了城建档案工作在城市建设和经济发展中的优势和作用。近年来,我馆在房屋的改造装潢、办理产权证、企业改制的资产评估、土地争议、工程尾款拖欠等问题上提供了大量的建筑工程档案材料,使档案的查询者依靠这些原始依据,顺利的解决了各类问题。
? ? 但是,城建的档案查询工作仍旧存在一些不容忽视的难题,不利于城建档案的利用,是我们值得探讨的。
? ? 在档案的查询中,我们经常遇到的一个难题就是档案着录时的工程名称施工编号与查询时提供的工程名称公安编号不符,造成工程档案调档的准确率不高。由于档案移交单位通常在档案形成过程中编写的档案工程名称是在工程开工前由规划建设管理部门编制的施工编号,造成我们在档案输入微机时着录的也是施工编号,而档案查询者往往提供的是由公安部门统一编制的公安编号,两者的编号不统一,这就使我们调档人员很难调出准确的档案,或者是经过几番考查询问才能确切的获得工程名称信息从而调出档案,这样给查档人员带来很多不便之处。要解决这一问题,首先我们档案管理人员必须提高自身的工作素质和工作责任心,多动脑经开拓思路,多与各个相关单位联系,例如房屋开发单位、施工单位,房屋产权单位、房产部门等等,通过各种途径了解该建筑工程的名称编号的演变过程,通过了解调查可将变更过程标注于档案案卷背考表内或档案目录备注内,写明变化过程,并在该档案的着录信息中补充注明,这样就便于准确调出档案。其次,对已经归档的档案,我们还可主动走出馆门与各地的派出所联系。因为我馆是保管全市各类地区的建筑住宅档案,所以可以与各地区所属的派出所取得联系获取信息。例如:我馆住宅档案是按四个区域划分的,分别为雨山区、花山区、金家庄区和向山区,我们就可与这四个区所管辖的派出所联系。现我市各地派出所也实行了微机管理,我们可通过这些部门的信息网络进行检索,查询住宅名称、地址,与我馆的着录内容进行核对,将工程的公安编号补上,使得公安编号与施工编号统一起来。最后,我们也要做到防患于未然,在档案移交前就与工程开发单位联系。因为公安编号是由工程开发单位在公安部门办理获得,我们可要求开发单位在形成的档案资料中分别注明公安编号和施工编号,以确保信息的统 ? 一,提高查档的效率。
? ? 查档中另一个常见的问题就是工程名称的变更带来的查询困难。随着时间的推移,建筑工程免不了要经历时过境迁、物是人非的变化,有些单位名称依旧,但是地址变了,有些建筑地址依旧,却已经“改名换姓”,甚至有的房屋经历了数次的改造装修,早已经不复原来的模样。要查询这些建筑的原始资料,就要知道该建筑的原始名称。首先,档案工作者要协助档案查询者共同来调查该建筑的原始名称,例如一些老建筑的变更资料不齐全,只好通过一些了解该建筑的老人或相关单位来调查获知。其次,可以通过明确工程地址来查询。房屋的工程地址虽然是很少变化的,但是很多老建筑的工程地址都记录的模糊不清,可以结合该建筑的相关特征来一一排除所在地段的其它建筑,最终在剩余的建筑资料中,准确找出所需的建筑档案资料。这两种方法的缺点都是过程繁琐,效率不高,但对于一些老建筑的查询也是必需的。第三,现在很多企业的名称变更需要填写《企业申请变更登记注册数》报经主管部门或审批机关审批,并加以公告。我们就可以从公告这些信息的相关网络或平媒中获取这些信息,方便查询。
? ? 总之,档案查询中遇到的问题各式各样,首先我们档案工作人员要提高自身工作水平,开拓思路、与时俱进,有效开发城建档案在经济建设和社会发展中的利用价值。其次城建档案馆如果条件允许,可以和其它相关信息部门合作,实现信息互通,建立一个资源丰富的信息网络,这样对档案查询将会是非常方便的一个手段。
? ? 随着城市建设的迅速发展,各行各业都要提高工作效率,我们城建档案部门是直接为城市建设发展提供服务的窗口,我们提供服务的质量高低,直接影响着城建档案工作所起的作用和影响,所以我们档案工作人员必须从实际抓起,遇到困难解决困难,这样才能实事求是的提高我们的服务质量,才能为城市的建设提供优质的服务。城建档案人都努力在自己的岗位上发光、发热!?
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